Regulamin

korzystania z usługi „BHP za 100”

wersja numer: 03:2024 z dnia 02.04.2024 roku.

1. Niniejszy Regulamin – poza przepisami prawa powszechnego – stanowi wyłączną regulację stosunków pomiędzy Stronami.

2. Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

   1. Regulamin – niniejszy dokument,

   2. Operator – HSE Masters sp. z o.o., z siedzibą w Warszawie, KRS: 0001052806
      NIP: 7011160308 ,

   3. Korzystający – podmiot gospodarczy, niezależnie od formy organizacyjnej, który wyraża zamiar lub korzysta z usługi „BHP za 100”,

   4. Abonament – opłata za korzystanie z usługi „BHP za 100”,

   5. Pakiet – zestaw czynności i usług świadczonych w ramach usługi „BHP za 100” przez Operatora na rzecz Korzystającego, wybrany przez Korzystającego,

   6. Cennik – zestawienie dostępnych dla Korzystającego usług lub czynności wykonywanych przez Operatora, wraz z ich cenami i warunkami wykonywania i naliczania,

3. Usługa „BHP za 100” w ramach pakietów jest dostępna wyłącznie w postaci obsługi zdalnej, realizowanej za pośrednictwem sieci Internet.

4. Usługa „BHP za 100” jest dostępna na terenie Rzeczypospolitej Polskiej dla podmiotów zatrudniających do 20 pracowników, których działalność mieści się w 3. kategorii ryzyka. Podmioty spoza tej kategorii mogą być po uzgodnieniu objęte obsługą Operatora na odrębnych zasadach.

5. Zawarcie umowy o udostępnienie usługi „BHP za 100” następuje wyłącznie po kompletnym i rzetelnym wypełnieniu formularza rejestracyjnego, akceptacji Korzystającego przez Operatora, oraz po wpływie ustalonej – wybranej przez Korzystającego – kwoty abonamentu na rachunek Operatora. Akceptacja dokumentów Korzystającego przez Operatora może trwać do 48 godzin w dniach roboczych.

6. Operator zastrzega sobie prawo do odrzucenia rejestracji Korzystającego, jeśli z przepisów prawa powszechnego wynika niemożność świadczenia konkretnych usług zawartych w danym pakiecie w sposób zdalny.

7. Płatność pierwszego abonamentu za wybrany Pakiet następuje po akceptacji dokumentów Korzystającego. I jest wymagalna od momentu akceptacji. Brak płatności po złożeniu zamówienia przez Korzystającego i jego akceptacji przez Operatora skutkuje wstrzymaniem świadczenia usług do momentu uregulowania kwoty należnej i skierowaniem zaległości do windykacji po 14 dniach trwania zaległości.

8. Okresy abonamentowe są przedłużane automatycznie po zakończeniu poprzedniego okresu, na takich samych warunkach i kwoty abonamentów są automatycznie wymagalne w terminie rozpoczęcia nowego okresy abonamentowego. Okres abonamentowy dla usługi opłacanej w systemie miesięcznym – to 12 miesięcy, licząc od dnia dokonania pierwszej płatności. Okres abonamentowy usługi płatnej „z góry” odpowiada okresowi pakietu (12 lub 24 miesiące).

9. Kwoty abonamentów mogą zostać zmienione przez Operatora automatycznie, jeżeli wskaźnik wzrostu cen detalicznych GUS wzrośnie ponad 5 punktów procentowych w okresie od ostatniej zmiany cennika (kwot abonamentów) lub od daty zawarcia umowy.

10. Wszelkie kwoty określane przez Operatora – zarówno w Pakietach jak i w Cenniku są podawane w wartościach netto – bez podatku VAT. Podatek VAT jest naliczany na stosownych fakturach VAT zgodnie z przepisami obowiązującymi w dacie wystawienia faktury.

11. Odpłatność za świadczenia wykonywane przez Operatora poza abonamentem – według Cennika – musi być zrealizowana skutecznie w ciągu 7 dni od daty otrzymania faktury VAT. Usługi szkoleniowe realizowane poza abonamentem są realizowane przez HSE Masters EDU sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, na zlecenie Operatora.

12. Zaległości z tytułu świadczeń pozaabonamentowych skutkują wstrzymaniem obsługi abonamentowej do czasu uregulowania zaległości. Umowny okres abonamentowy nie ulega w takim wypadku przedłużeniu o czas trwania zaległości.

13. Rezygnacja Korzystającego z usługi w trakcie okresu abonamentowego nie skutkuje zwrotem jakiejkolwiek części zapłaconego abonamentu, a w razie płatności miesięcznych niezapłacone płatności do końca 12 miesięcznego okresu pozostają wymagalne.

14. Rezygnacja Korzystającego z przedłużenia okresu abonamentowego na kolejny okres musi być dokonana z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni przed końcem bieżącego okresu abonamentowego.

15. Rezygnacja Korzystającego musi być przesłana na piśmie – podpisana przez osoby upoważnione do reprezentacji Korzystającego.

16. Korzystający zobowiązuje się w czasie trwania umowy nie korzystać z usług innych podmiotów gospodarczych lub osób fizycznych w zakresie stanowiącym przedmiot umowy.

17. Operator może zlecić wykonywanie czynności w ramach pakietów lub w ramach cennika osobom lub podmiotom trzecim.

18. Korzystający upoważnia Operatora do wystawiania faktur VAT i innych dokumentów rozliczeniowych bez podpisu Korzystającego.

19. Faktury oraz inne ewentualne dokumenty rozliczeniowe i związane z umową będą wysyłane do Korzystającego pocztą elektroniczną na adres email podany w zgłoszeniu rejestracyjnym.

20. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową mają zastosowanie przepisy prawa powszechnego, a ewentualne spory podlegają rozstrzygnięciu przez Sąd Rejonowy właściwy dla siedziby Operatora.

21. Przed skierowaniem sporu na drogę postępowania sądowego, strony zobowiązują się do podjęcia działań zmierzających do ugodowego rozstrzygnięcia sporu. W razie bezskuteczności tychże działań, lub bezczynności jednej ze stron w ciągu 30 dni od wszczęcia sporu, Strona inicjująca kieruje sprawę do właściwego Sądu – zgodnie z zapisem p. 20. powyżej.

Załączniki

1. Ochrona danych osobowych. Powierzenie przetwarzania danych osobowych.

2. Formaty wymiany danych i sposób ich przekazywania.

3. Zachowanie poufności.

Załącznik numer 1

Ochrona danych osobowych.

Powierzenie przetwarzania danych osobowych.

1. Każda z osób dopuszczona do przetwarzania danych osobowych jest zobowiązana do:

   1. przetwarzania danych osobowych wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w powierzonych przez Pracodawcę / Korzystającego zadaniach

   2. zachowania w tajemnicy danych osobowych do których ma dostęp w związku z wykonywaniem zadań powierzonych przez Pracodawcę / Korzystającego

   3. niewykorzystywania danych osobowych w celach niezgodnych z zakresem i celem powierzonych zadań przez Pracodawcę / Korzystającego

   4. zachowania w tajemnicy sposobów zabezpieczenia danych osobowych

   5. ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub niezgodnym z prawem zniszczeniem, utratą, modyfikacją danych osobowych, nieuprawnionym ujawnieniem danych osobowych, nieuprawnionym dostępem do danych osobowych oraz przetwarzaniem

2. Jeśli jest to przewidziane, osoba dopuszczona do przetwarzania odbywa szkolenie z zasad ochrony danych osobowych

3. Osoby zapoznane z treścią niniejszego Regulaminu ODO lub przeszkolone zobowiązane są podpisać Oświadczenie o poufności

4. Zabrania się przekazywania bezpośrednio lub przez telefon danych osobowych osobom nieupoważnionym lub osobom których tożsamości nie można zweryfikować lub osobom podszywającym się pod kogoś innego

5. Zabrania się przekazywania lub ujawniania danych osobom lub instytucjom, które nie mogą wykazać się jasną podstawą prawną do dostępu do takich danych

6. Zabrania się ujawniania na grupach dyskusyjnych, forach internetowych, blogach itp. jakichkolwiek szczegółów dotyczących funkcjonowania organizacji, w tym informacji na temat sprzętu i oprogramowania, z jakiego korzysta organizacja, oraz informacji kontaktowych innych, niż ogólnodostępne w materiałach zewnętrznych.

Załącznik numer 2

Formaty wymiany danych i sposób ich przekazywania.

1. Dane przekazywane w formie elektronicznej:

   1. będą przekazywane w formie plików: .xls; .xlsx; .csv; …..

   2. pliki będą zabezpieczone hasłem zgodnie z wytycznymi zasad ochrony danych osobowych:

   3. Hasła powinny składać się z co najmniej 10 znaków

   4. Hasła powinny zawierać duże litery + małe litery + cyfry (lub znaki specjalne)

   5. Hasła nie mogą być łatwe do odgadnięcia. Nie powinny być powszechnie używanymi słowami. W szczególności nie należy jako haseł wykorzystywać: dat, imion i nazwisk osób bliskich, imion zwierząt, popularnych dat, popularnych słów, typowych zestawów: 123456, qwerty

   6. Zabrania się stosowania tego samego hasła jako zabezpieczenia w dostępie do różnych systemów.

   7. Zabrania się definiowania haseł, w których jeden człon pozostaje niezmienny, a drugi zmienia się według przewidywalnego wzorca (np. Anna001, Anna002, Anna003 itd.). Nie powinno się też stosować haseł, w których któryś z członów stanowi imię, nazwę lub numer miesiąca lub inny możliwy do odgadnięcia klucz.

   8. pliki będą przekazywane na adres poczty elektronicznej: info@bhpza100.pl z podaniem w tytule wiadomości nazwy Korzystającego.

   9. hasło do pliku zostanie przekazane w sposób, o którym Operator poinformuje po potwierdzeniu otrzymania wiadomości za plikiem danych.

2. Dane przekazywane w formie drukowanej:

   1. dokumenty zawierające dane osobowe lub inne poufne informacje będą przesyłane w podwójnych, nieprzezroczystych kopertach,

   2. dokumenty w postaci pojedynczych kartek będą przesyłane wraz z kartką zadrukowaną na czarno lub wzorem uniemożliwiającym odczytanie treści właściwej zawartości przesyłki, jeśli nie ma możliwości wykorzystania nieprzezroczystych kopert.

   3. Dokumenty zawierające dane osobowe lub inne poufne informacje będą przesyłane wyłącznie imiennie oraz wyłącznie przesyłką umożliwiającą potwierdzenie odbioru jej przez adresata.

Załącznik numer 3.

Zachowanie poufności.

1. Strony zobowiązane są wzajemnie zachować w tajemnicy wszelkie informacje techniczne, technologiczne, handlowe i organizacyjne niepodane do wiadomości publicznej.

   1. Zakaz ujawniania informacji, o których mowa w p. 1 powyżej, obowiązuje również po rozwiązaniu niniejszej umowy.

2. Strony zobowiązane są w trakcie wykonywania umowy oraz po jej ustaniu do:

   1. zachowania w pełnej tajemnicy i nieujawniania żadnych informacji pozyskanych w związku z wykonywaniem umowy, zarówno dotyczących Stron jak i ich kontrahentów, osobom trzecim, do których informacje te nie są adresowane.

   2. niewykorzystywania materiałów, źródeł, opracowań, dokumentacji technicznych powstałych w obrębie Organizacji przedsiębiorstw Stron, poza korzystaniem z nich do celów realizacji niniejszej umowy.

3. W trakcie obowiązywania umowy Strony zobowiązane są do przechowywania i ochraniania wszelkich materiałów, informacji i dokumentów w taki sposób by ich wykorzystanie przez osoby trzecie było niemożliwe.